Państwa dane. Państwa decyzja.

Podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych na tej stronie internetowej jest:

Swiftron GmbH
Gartenstraße 37
74072 Heilbronn
Niemcy

Reprezentowana przez Dyrektora Zarządzającego Pita Ogermanna. Adres e-mail do zapytań dotyczących ochrony danych: privacy@swiftron.eu. Wszystkie pozostałe informacje można znaleźć w nocie prawnej.

Niniejsza deklaracja dotyczy strony internetowej swiftron.eu. W przypadku, gdy przetwarzamy dane naszych klientów w ich imieniu w ramach naszych produktów, kwestię tę reguluje odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych.

Obecnie nie jesteśmy prawnie zobowiązani do wyznaczenia inspektora ochrony danych (art. 37 RODO). We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych mogą Państwo skontaktować się z nami bezpośrednio pod adresem privacy@swiftron.eu.

• Bez Państwa zgody stosujemy wyłącznie pliki cookies niezbędne pod względem technicznym. Usługi Google Analytics, Google Ads, Meta, YouTube oraz OpenStreetMap są ładowane dopiero po wyrażeniu przez Państwa zgody.
• Czcionki i biblioteki programistyczne ładujemy z naszego własnego serwera, a nie od zewnętrznych dostawców.
• Dane z formularzy i rezerwacji terminów wykorzystujemy wyłącznie w celu przetworzenia Państwa zapytania.
• Nasze serwery znajdują się w UE. Siedziby niektórych dostawców usług znajdują się w USA, w przypadku czego obowiązują gwarancje opisane w rozdziale Kraje trzecie.
• Nie sprzedajemy danych ani nie podejmujemy wobec Państwa zautomatyzowanych decyzji.

Przy każdym punkcie niniejszej deklaracji podajemy podstawę prawną. Występują następujące z nich:

• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a w przypadku przechowywania danych na Państwa urządzeniu dodatkowo § 25 ust. 1 TDDDG.
• Umowa i zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), na przykład przy rezerwacji terminu lub składaniu aplikacji.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), na przykład okresy przechowywania danych lub wykazanie Państwa zgody.
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), na przykład bezpieczne funkcjonowanie strony internetowej.
• Technicznie niezbędne przechowywanie danych na Państwa urządzeniu zgodnie z § 25 ust. 2 nr 2 TDDDG.

Nie są Państwo zobowiązani do przekazywania nam danych. Bez podania informacji w formularzu nie będziemy jednak mogli przetworzyć danego zapytania.

Przysługują Państwu wobec nas następujące prawa, w każdym przypadku bezpłatnie:

• Prawo do informacji o Państwa przechowywanych danych (art. 15 RODO)
• Prawo do sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16 RODO)
• Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), o ile nie istnieje obowiązek ich przechowywania
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• Prawo do przenoszenia danych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO)
• Prawo do cofnięcia zgody ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3 RODO)
• Prawo do sprzeciwu wobec określonych procesów przetwarzania (art. 21 RODO, patrz kolejny punkt)

Wystarczy wysłać wiadomość e-mail na adres privacy@swiftron.eu. Odpowiemy w ciągu miesiąca.

Wystarczy wysłać formalnie niezobowiązującą wiadomość na adres privacy@swiftron.eu.

To tak proste, jak samo udzielenie zgody: wystarczy wyłączyć usługę powyżej w sekcji Ustawienia lub otworzyć ustawienia prywatności za pomocą linku w stopce każdej strony. Usuniemy wtedy pliki cookie, które ta usługa zapisała w naszej domenie, i odświeżymy stronę.

Wycofanie zgody obowiązuje na przyszłość. Działania podjęte do tego momentu na podstawie Państwa zgody pozostają zgodne z prawem.

Mogą Państwo wnieść skargę do dowolnego organu nadzorczego ds. ochrony danych, w szczególności w państwie swojego zamieszkania lub miejsca pracy (art. 77 RODO). Organem właściwym dla nas jest:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Najszybszym rozwiązaniem jest często bezpośredni kontakt z nami. Niezwłocznie zajmiemy się sprawą.

Nie. Nie podejmujemy decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i wywołują wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływają (art. 22 RODO).

Nasza strona internetowa działa na platformie Google Cloud Run w centrum danych w regionie europe-west4 w Holandii. Dostawcą usług jest Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irlandia. Google przetwarza dane jako podmiot przetwarzający na nasze zlecenie (art. 28 RODO). Dostęp ze strony Google LLC w USA, na przykład w przypadku wsparcia technicznego, jest zabezpieczony przez Ramę Ochrony Danych UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) oraz standardowe klauzule umowne.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpiecznej, szybkiej i niezawodnej strony internetowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Przy każdym wywołaniu platforma hostingowa zapisuje dane techniczne: adres IP, datę i godzinę, wywołany adres, referrer, przeglądarkę i system operacyjny, kod statusu oraz ilość przesłanych danych. Potrzebujemy tych logów, aby odpierać ataki i wykrywać błędy. Są one automatycznie usuwane po 30 dniach.

Jeśli w przeglądarce wystąpi błąd techniczny, na przykład podczas rezerwacji terminu, strona wysyła krótki komunikat o błędzie do naszego serwera. Nie zawiera on treści formularzy. W naszych własnych logach aplikacji skracamy adresy e-mail i numery telefonów.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpiecznego i bezbłędnego działania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Prośby o kontakt telefoniczny, rezerwacje terminów, potwierdzenia zgody, dane wprowadzane do naszych narzędzi AI oraz tłumaczenia naszych stron przechowujemy w bazie danych (Azure Cosmos DB) w regionie West Europe w Holandii. Dostawcą usług jako podmiot przetwarzający jest Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlandia. Ewentualny dostęp z USA zabezpieczają ramy ochrony danych UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) oraz standardowe klauzule umowne.

Wszystkie strony i formularze przesyłamy wyłącznie w formie zaszyfrowanej za pomocą protokołu HTTPS (TLS). Mogą to Państwo rozpoznać po symbolu kłódki w pasku adresu przeglądarki.

Czcionki, biblioteki programistyczne i obrazy ładujemy z naszego własnego serwera. Podczas wywoływania naszych stron nie przekazujemy zatem Państwa adresu IP dostawcom czcionek ani sieci CDN. Usługi zewnętrzne ładują się tylko wtedy, gdy wyrażą Państwo na to zgodę (patrz Państwa ustawienia).

Wyjątek: Poszczególne wersje demonstracyjne produktów, które udostępniamy bezpośrednio klientom, mogą ładować czcionki z Google Fonts. Strony te nie są publicznie linkowane.

Korzystamy z własnego systemu, a nie z usług zewnętrznego dostawcy. Podczas pierwszej wizyty pytamy, na korzystanie z jakich technologii wyrażają Państwo zgodę. Państwa wybór zapisujemy w pliku cookie swiftron_consent wraz z losowym identyfikatorem zgody.

Abyśmy mogli wykazać, że wyrazili Państwo zgodę (art. 7 ust. 1 RODO), zapisujemy każdą decyzję na naszym serwerze: identyfikator zgody, wybrane usługi, czas, stronę, język oraz wersję tekstu zgody. Świadomie nie przechowujemy przy tym Państwa adresu IP ani danych przeglądarki. Dowody te usuwamy po trzech latach. Podstawą prawną jest nasz obowiązek prawny do wykazania zgodności (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Państwa wybór obowiązuje przez dwanaście miesięcy, a w przypadku całkowitej odmowy – przez sześć miesięcy. Po tym czasie zapytamy ponownie, podobnie jak w przypadku wdrożenia przez nas nowych usług. Jeśli nie zezwolili Państwo na statystyki lub pomiar skuteczności reklam, w lewym dolnym rogu wyświetlimy małą wskazówkę. Nie zasłania ona żadnych treści i dopóki z niej Państwo nie skorzystają, nic się nie zmieni.

Te pliki cookie i pamięć lokalna są niezbędne do prawidłowego działania strony internetowej oraz funkcji, z których chcą Państwo korzystać. Są one dozwolone bez Państwa zgody (§ 25 ust. 2 nr 2 TDDDG) i nie zawierają żadnych danych osobowych.

Te pliki cookie i dane są zapisywane wyłącznie po wyrażeniu przez Państwa zgody na korzystanie z danej usługi (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, § 25 ust. 1 TDDDG):

Gdy zamawiają Państwo oddzwonienie lub rezerwują termin, wraz z Państwa zapytaniem zapisujemy informację o tym, za pośrednictwem której strony i jakiego linku kampanii trafili Państwo do nas: na przykład utm_source, utm_campaign, identyfikator kliknięcia reklamy (gclid, fbclid, msclkid) oraz witrynę odsyłającą. Dzięki temu wiemy, które kanały prowadzą do rozmów. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu ekonomicznie uzasadnionej reklamy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Bez Państwa zgody odczytujemy te dane wyłącznie z aktualnie otwartej strony. W przeglądarce na przestrzeni wielu stron zapisujemy je tylko za Państwa zgodą. Wraz z zapytaniem odnotowujemy również, jakich zgód udzielili Państwo w danym momencie. Państwa danych kontaktowych nie przekazujemy sieciom reklamowym.

Na niektórych stronach mogą Państwo bezpośrednio zarezerwować z nami spotkanie. Wybór terminów odbywa się za pośrednictwem naszego własnego systemu. W celu wyświetlenia wolnych terminów nasz serwer sprawdza kalendarze naszego zespołu. Nie uzyskujemy dostępu do Państwa kalendarza.

Podczas rezerwacji przetwarzamy Państwa imię i nazwisko, adres e-mail, nazwę firmy, na życzenie numer telefonu, wybrany termin, język oraz stronę. Spotkanie tworzymy w kalendarzu naszego zespołu wraz z linkiem do Google Meet, a Google Kalendarz wysyła Państwu zaproszenie drogą mailową. Podczas rozmowy wideo Google Meet przetwarza niezbędne technicznie dane, takie jak adres IP, obraz i dźwięk.

Kalendarz i wideokonferencje są dostarczane przez Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, w ramach Google Workspace jako podmiot przetwarzający. Przekazywanie danych do USA jest zabezpieczone przez ramy ochrony danych UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework). Państwa rezerwację zapisujemy również w naszym systemie CRM (patrz Zarządzanie klientami). Podstawą prawną jest podjęcie działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Gdy proszą Państwo o kontakt telefoniczny, przetwarzamy Państwa imię i nazwisko, numer telefonu i adres e-mail, a także stronę, z której wysyłane jest zapytanie. Dane te wykorzystujemy wyłącznie w celu skontaktowania się z Państwem w Państwa sprawie oraz przygotowania się do rozmowy. Państwa zapytanie dociera do nas drogą mailową i jest zapisywane w naszym systemie CRM. Podstawą prawną jest podjęcie działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Zapytaniami i rezerwacjami terminów zarządzamy w systemie CRM Pipedrive firmy Pipedrive OÜ, Mustamäe tee 3a, 10615 Tallinn, Estonia, jako podmiot przetwarzający. Przechowujemy tam Państwa dane kontaktowe, nazwę firmy, terminy, notatki ze spotkań oraz źródło pochodzenia zapytania. Jeśli Pipedrive przekazuje dane podwykonawcom spoza UE, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych.

Jeśli nie dojdzie do nawiązania relacji biznesowej, usuniemy Państwa dane, gdy tylko przestaną być one niezbędne do obsługi zapytania, najpóźniej trzy lata od ostatniego kontaktu. W przypadku klientów obowiązują ustawowe okresy przechowywania danych.

Gdy piszą Państwo do nas lub dzwonią, przetwarzamy Państwa dane w celu rozpatrzenia Państwa zapytania (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO). Nasze skrzynki pocztowe są obsługiwane przez Google Ireland Limited w ramach Google Workspace. Automatyczne wiadomości e-mail, takie jak potwierdzenia i powiadomienia wewnętrzne, wysyłamy za pośrednictwem STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Oba te podmioty działają jako podmioty przetwarzające.

Na naszej stronie głównej mogą Państwo zgłosić chęć udziału w projektach pilotażowych lub przesłać zapytanie techniczne. Przetwarzamy przy tym imię i nazwisko, adres e-mail oraz dane podane w formularzu, takie jak firma, stanowisko czy opis wyzwania. Zapytanie trafia do nas drogą mailową. Podstawą prawną jest podjęcie działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Dokumenty przesyłamy Państwu w formie spersonalizowanego linku (na przykład swiftron.eu/k7q2xa) zamiast załącznika. Gdy otwierają Państwo link lub pobierają dokument, nasz serwer zapisuje, który link i kiedy został otwarty. Dzięki temu wiemy, czy dokumenty dotarły, i możemy odpowiednio dostosować naszą rozmowę. Nie używamy do tego celu plików cookie ani nie zapisujemy niczego na Państwa urządzeniu.

Podczas Państwa wizyty dołączamy kod linku do adresów stron, które stamtąd Państwo odwiedzają (?sd=…). Jeśli wyrażą Państwo zgodę na statystyki, powiążemy Państwa wizytę z Państwa kontaktem (patrz Google Analytics). Dokumenty są przechowywane w Google Cloud Storage w Holandii, a przypisanie linków w bazie danych Google Cloud (Firestore) na terenie UE.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na odpowiednim przygotowaniu do nawiązania relacji biznesowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane dotyczące linku usuwamy wraz z Państwa kontaktem w naszym systemie CRM. Mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec tego procesu w dowolnym momencie – wystarczy krótka wiadomość na adres privacy@swiftron.eu.

W celu nawiązania kontaktu z przedsiębiorstwami wyszukujemy służbowe dane kontaktowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak strony internetowe firm, podstrony z danymi rejestrowymi (Impressum) oraz katalogi branżowe, częściowo przy wsparciu zakontraktowanych usługodawców. W naszym systemie CRM przechowujemy nazwę firmy, stronę internetową, adres, imię i nazwisko, stanowisko, a także służbowy adres e-mail i numer telefonu, aby móc przedstawić Państwu dopasowaną ofertę.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na inicjowaniu relacji biznesowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli Państwa firma nie pasuje do naszej oferty, oznaczamy ją, aby nie kontaktować się z Państwem ponownie. Dane osobowe usuwamy najpóźniej trzy lata od ostatniego kontaktu. Mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania (art. 21 RODO) – w takim przypadku nie będziemy się już z Państwem kontaktować.

Jeśli korzystają Państwo z GPT-Optimizera, przesyłamy wprowadzone dane do modelu językowego OpenAI (USA) i wyświetlamy Państwu wynik. Wprowadzone dane oraz wynik przechowujemy bez adresu IP i bez identyfikatora, aby wyświetlać licznik na stronie i ulepszać narzędzie. Prosimy nie wprowadzać danych osobowych.

OpenAI przetwarza dane jako podmiot przetwarzający, nie wykorzystuje ich do trenowania swoich modeli i usuwa je najpóźniej po 30 dniach. Przekazywanie danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych. Podstawą prawną jest korzystanie z zamówionej przez Państwa usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Podczas głosowania Państwa przeglądarka generuje losowy identyfikator ID. Zapisujemy go wraz z Państwa głosem, aby każdy głos liczył się tylko raz. Nie gromadzimy żadnych innych danych. Podstawą prawną jest udział w głosowaniu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Nasze strony tworzymy w języku niemieckim lub angielskim i zlecamy ich tłumaczenie na inne języki modelom AI. Proces ten obejmuje wyłącznie teksty z naszych własnych stron – żadne dane odwiedzających nie są przetwarzane.

Linki do sieci społecznościowych i innych stron internetowych to zwykłe odnośniki. Dopiero po ich kliknięciu opuszczają Państwo naszą stronę. Wówczas obowiązuje polityka prywatności danego dostawcy.

Gdy składają Państwo aplikację, przetwarzamy Państwa imię i nazwisko, adres e-mail, odpowiedzi w formularzu oraz przesłane dokumenty. Przechowujemy je na Dysku Google (Google Workspace, Google Ireland Limited, jako podmiot przetwarzający) i wysyłamy potwierdzenie odbioru wiadomością e-mail. Dostęp do nich mają wyłącznie osoby biorące udział w procesie rekrutacji.

Podstawą prawną jest przeprowadzenie procesu rekrutacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Jeśli współpraca nie dojdzie do skutku, usuwamy Państwa dokumenty po upływie sześciu miesięcy od zakończenia procesu, chyba że wyrazili Państwo zgodę na ich dłuższe przechowywanie.

Dane przekazujemy wyłącznie starannie wybranym usługodawcom, których zobowiązaliśmy umownie do przestrzegania ochrony danych, lub gdy wymagają tego przepisy prawa.

DPF: EU-U.S. Data Privacy Framework. SCC: Standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej.

Niektórzy usługodawcy mają siedzibę w USA lub należą do amerykańskich koncernów. Przekazywanie danych do tych podmiotów odbywa się wyłącznie wtedy, gdy zapewniony jest odpowiedni poziom ochrony: poprzez certyfikację odbiorcy zgodnie z ramami ochrony danych UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework – decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony z dnia 10 lipca 2023 r.) lub na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej. W przypadku Wielkiej Brytanii również obowiązuje decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony.

Zasadniczo tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji danego celu. W skrócie:

• Logi serwera: 30 dni
• Dowody udzielenia zgody: trzy lata
• Google Analytics: 14 miesięcy, eksport surowych danych do BigQuery: 36 miesięcy
• Dane dotyczące linków do dokumentów osobistych: wraz z kontaktem w systemie CRM
• Zapytania i terminy spotkań bez nawiązania relacji biznesowej: do momentu załatwienia sprawy, najpóźniej trzy lata od ostatniego kontaktu
• Aplikacje rekrutacyjne: sześć miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji
• Korespondencja handlowa i dowody księgowe: ustawowe okresy przechowywania do dziesięciu lat (Kodeks Handlowy, Ordynacja Podatkowa)

Będziemy dostosowywać niniejszą deklarację w przypadku zmian na naszej stronie internetowej lub w stanie prawnym. Powyższa data wskazuje aktualny stan. Jeśli wprowadzimy nowe usługi wymagające Państwa zgody, zapytamy o nią ponownie.